Vuelos para un viaje en grupo: llegar todos a la vez sin líos

Los vuelos para un viaje en grupo se reservan de dos formas: con una reserva de grupo, que las aerolíneas abren a partir de cierto número de pasajeros en el mismo vuelo (Iberia desde 10 personas, Ryanair para más de 15), o con cada uno comprando su billete por separado. Si salís todos del mismo aeropuerto y sois bastantes, la primera puede encajar. Si cada uno viene de una ciudad distinta, solo funciona la segunda, y entonces el trabajo ya no es reservar, sino coordinar.

Esta guía va de eso: que gente que sale de Bilbao, Sevilla o Barcelona aterrice a una hora parecida, con escalas que no se rompan, el equipaje especial pagado y un plan por si un vuelo se retrasa.

Reserva de grupo o cada uno el suyo: cómo decidir

Una reserva de grupo exige volar juntos, en el mismo vuelo, y la gestiona una sola persona ante la aerolínea. Iberia lo plantea así en su página de grupos: si vais 10 personas o más en un mismo vuelo, podéis seguir haciendo reservas separadas o pedir una tarifa de grupo sin compromiso, con un plazo más amplio para confirmar los nombres y margen para hacer cambios antes de que se emitan los billetes.

• Tiene sentido si salís al menos 10 del mismo aeropuerto, el mismo día, y alguien está dispuesto a llevar la reserva y los pagos.
• No lo tiene si venís de ciudades distintas, con fechas diferentes o sois menos del mínimo que pide la compañía.

En viajes de grupos reducidos casi siempre gana la segunda opción. En Mangotrips, por ejemplo, los vuelos no van incluidos: cada viajero compra el suyo. Al día siguiente de reservar, en tu área de viaje te esperan los buscadores de vuelo con tus fechas ya puestas.

Antes de que nadie pague: tres datos cerrados

La mayoría de los líos salen de comprar con información a medias: alguien aterriza en otro aeropuerto, otro llega un día antes, un tercero vuelve tan pronto que pierde la última mañana. Acordad esto primero:

• El aeropuerto exacto, con su código de tres letras. A Taghazout, por ejemplo, se llega por Agadir (AGA), a unos 40 minutos.
• El día de llegada y una franja común, mañana o tarde. De eso depende que haya un traslado o tres.
• La hora del vuelo de vuelta, con margen después del final del viaje y no pegada a él.

Y una regla que ahorra disgustos: no compres el billete hasta tener la plaza confirmada. Al revés es la forma más rápida de acabar con un vuelo que no usas.

Cómo hacer que lleguéis a una hora parecida

Con varias ciudades de salida no vais a aterrizar a la vez, pero sí dentro de una franja de pocas horas. Lo que mejor funciona:

• Elige primero quien tiene menos opciones. Si alguien sale de un aeropuerto con pocos vuelos a ese destino, su horario marca la franja y el resto se ajusta.
• Un mensaje fijado en el grupo, no una conversación eterna: aeropuerto, día y franja arriba, y debajo cada uno añade su vuelo en cuanto lo compra.
• Comparte el número de vuelo, no solo la hora. Con él cualquiera puede seguir un retraso desde tierra.
• Pon el nombre tal como figura en tu DNI o pasaporte. Los apellidos compuestos dan más guerra de la que parece.

Si alguien solo encuentra un vuelo que llega muy pronto o muy tarde, mejor saberlo antes de pagar que descubrirlo en el aeropuerto.

Escalas: mejor en un solo billete

Desde muchas ciudades no hay vuelo directo y toca escala. Aquí está la trampa de comprar dos tramos sueltos para ahorrar. Según la información oficial de la UE, si pierdes un vuelo de conexión y llegas a tu destino final con más de tres horas de retraso, tienes derecho a indemnización solo si los vuelos forman parte de una única reserva. Con tramos comprados por separado, si el primero se retrasa, el segundo es problema tuyo.

Tampoco hay indemnización si pierdes la conexión por los controles de seguridad o por no llegar a tiempo al embarque en el aeropuerto de escala. Deja margen entre vuelos aunque el buscador te ofrezca una conexión más corta.

Tabla de surf, esquís o snowboard en el avión

Si llevas tu propio material, viaja como equipaje especial y se gestiona aparte de la maleta. Cada aerolínea tiene sus normas. Dos ejemplos de compañías que vuelan desde España:

• Iberia: el precio del equipaje especial cambia según cuándo lo añadas. Es más barato al comprar el billete y más caro al facturar. En sus vuelos operados por Air Nostrum hay que confirmar antes con atención al cliente que hay espacio, o te lo pueden rechazar en el aeropuerto.
• Air Europa: el transporte depende del espacio disponible en el vuelo y el equipo tiene que ir en un solo bulto. El material de esquí se puede reservar en su web; el de surf no, hay que pedirlo en sus oficinas o en su centro de atención al cliente.

Antes de cargar con nada, mira qué incluye tu viaje. En el surf camp de Taghazout de Mangotrips, por ejemplo, las tablas y los neoprenos van incluidos, así que no hace falta viajar con material.

Si un vuelo se retrasa o lo cancelan

Tu billete es un contrato entre tú y la aerolínea, así que es a ella a quien reclamas. El Reglamento (CE) 261/2004 te protege cuando sales de un aeropuerto de la UE, y la información oficial de la UE lo resume así:

• Si llegas a tu destino final con un retraso de tres horas o más, tienes derecho a indemnización, salvo que se deba a circunstancias extraordinarias.
• Si cancelan tu vuelo, la compañía te ofrece elegir entre el reembolso, un transporte alternativo lo antes posible o uno en una fecha posterior que decidas tú.
• La indemnización por cancelación es de 250, 400 o 600 euros según la distancia del vuelo.

Primero se reclama a la aerolínea y se espera al menos un mes. Si no contesta o la respuesta no te convence, puedes acudir a AESA, la Agencia Estatal de Seguridad Aérea. Guarda tarjetas de embarque, correos de la compañía y tickets de gastos.

Para el grupo, lo práctico es avisar en cuanto lo sepas, con el nuevo número de vuelo y la nueva hora, y avisar también a quien te va a recoger.

Del aeropuerto al alojamiento

El último tramo es el que más se olvida al comprar. Mira si tu viaje incluye el traslado y desde qué aeropuerto. En Mangotrips, el equipo local te va a buscar al aeropuerto siempre que el traslado aparezca en «Qué incluye» de tu salida: le dices tu vuelo y se ocupa. Si llegáis a horas muy distintas, pregunta cómo se organiza antes de comprar el billete.

Preguntas frecuentes

¿A partir de cuántas personas se puede reservar un vuelo de grupo?

Depende de la aerolínea. Iberia permite pedir tarifa de grupo desde 10 personas en un mismo vuelo y Ryanair tiene un servicio de grupos para más de 15 pasajeros. Por debajo de esa cifra se compra como cualquier billete.

¿Tenemos que volar todos en el mismo avión?

No. Solo si queréis reserva de grupo, que exige el mismo vuelo. Si salís de ciudades distintas, cada uno busca su mejor combinación y quedáis en el aeropuerto de destino a una franja acordada.

¿Y si mi vuelo llega horas después que el del resto?

Avísalo antes de comprar, si puedes, y en cuanto lo sepas si es un retraso. Con tu número de vuelo y la hora nueva, quien organiza la recogida puede reajustarla. Si llegas a tu destino final con tres horas o más de retraso, guarda los papeles: puede que tengas derecho a indemnización.